RIMBORSO SPESE

REGOLAMENTO RIMBORSO SPESE

1- INTRODUZIONE
Il presente regolamento e' in linea con quanto previsto dallo Statuto della Associazione Peter Pan odv e intende disciplinare le richieste di rimborsi e spese varie e le relative modalita' di presentazione.
Questo documento deve essere integrato con quanto eventualmente previsto in modo specifico da ciascuna attivita', sia per le tipologie di spesa ammissibili che per eventuali altre regole specifiche.

2- DOCUMENTAZIONE GENERALE
Al fine della verifica contabile, il beneficiario dovra' presentare copia dei giustificativi di spesa quali a titolo esemplificativo:
- Fatture di acquisto o scontrini parlanti (riportanti il CF della associazione)
- Fatture dei professionisti
- Ricevute di pagamento per prestazioni occasionali
- Fogli di rimborso spese e relativi giustificativi
- Bollette, Scontrini ecc.

Per ciascun giustificativo di spesa dovra' essere allegata la relativa documentazione di quietanza.
Dovranno essere allegate inoltre copie di eventuali documenti specifici previsti per le singole voci.

3- PERSONALE
Per il personale che ha fornito prestazioni lavorative nella attivita' finanziata occorre far riferimento al costo lordo annuo della retribuzione rapportato allo effettivo numero di ore d'impiego del lavoratore nell'ambito del progetto.
Sono ammissibili e rendicontabili le retribuzioni corrisposte, a qualsiasi titolo, ai soggetti che effettivamente operano nell'ambito del progetto.
Con la sola esclusione dei volontari, rientrano quindi in tale macrovoce i costi sostenuti per il personale esterno e per il personale interno alla associazione.

Documentazione richiesta
Oltre a quanto previsto nella parte descrittiva della documentazione generale, per questa macro-voce sara' prodotta la seguente documentazione come applicabile:
- Specifiche lettere di incarico/contratti sottoscritti dalle parti interessate con, a seconda della applicabilita', le seguenti indicazioni:
a) durata della prestazione di lavoro;
b) contenuti, obiettivi ed eventualmente l'indicazione dei risultati della prestazione;
c) le caratteristiche del corrispettivo e i criteri per la sua determinazione, nonche' i tempi e le modalita' di pagamento e la disciplina dei rimborsi spese
- per lavoro autonomo professionale (liberi professionisti con partita iva):
oltre alla lettera di incarico anche le fatture o parcelle con indicazione del compenso erogato, le eventuali quote previdenziali fiscali ed assicurative obbligatorie
- per lavoro autonomo non professionale (prestazioni occasionali, voucher, ecc)
oltre alla lettera di incarico e alla quietanza, occorrera' presentare la documentazione fiscalmente valida secondo la normativa vigente al momento della liquidazione dei compensi (a titolo di esempio copia voucher, notula, ecc.).

In caso di realizzazione di attivita' varie (spettacoli teatrali, concerti, ecc.) rientrano in questa voce anche gli incarichi a persone o gruppi anche eventualmente organizzati in compagnie (teatrali, bande e gruppi musicali, ecc.).
In questo caso oltre a fatture (o ricevute fiscalmente valide) e alla documentazione di quietanza occorre comunque predisporre un contratto o lettera di incarico che contenga gli elementi sopra riportati.

4- VOLONTARI
Si ricorda che l'attivita' del volontariato non puo' essere retribuita in alcun modo nemmeno dal beneficiario e che ad esso sara' emesso solo un ordine di servizio.
Al volontario> possono essere soltanto rimborsate dalla organizzazione di appartenenza le spese effettivamente sostenute e documentate per l'attivita' prestata, entro i limiti stabiliti nello statuto (art. 2, comma 2, legge 266/1991).
Le spese non documentate potranno essere richieste con autocertificazione dello stesso e dove sia riportato anche la tipologia di spese per cui si richiede il rimborso (nei limiti di 10 euro al giorno e 150 euro al mese max).
Pertanto le attivita' svolte dai Volontari non costituiscono un costo ma una stima figurativa del corrispondente costo reale, che ai fini di una attivita' o progetto, potra' essere posta a valorizzazione nei limiti previsti come riportato sotto.

Costo dei volontari
Il costo orario da utilizzare nei progetti per la valorizzazione dell'impegno volontario, per qualsiasi ruolo venga svolto all'interno della attivita' o progetto, e' stimato caso per caso (15 euro, se non diversamente stabilito nel bando del progetto)oltre ovviamente alle spese rimborsate come sopra esposto.

Documentazione richiesta
- La valorizzazione verra' certificata con apposito modulo riportando il ruolo e le ore svolte,
nello stesso modulo potranno essere richiesti tutti i rimborsi spese previsti.

Rimborsi spese
Le spese di viaggio, vitto e alloggio, possono essere riconosciute solo se:
- strettamente connesse con le attivita' progettuali
- coerenti rispetto a quanto previsto nel preventivo
- effettivamente sostenute e documentabili.
Tali spese (come riportato di seguito) devono essere definite e saranno liquidate secondo criteri di rimborso a pie' di lista.

PASTI
Vengono rimborsate le spese relative a pasti consumati in localita' diverse da quelle di domicilio o attivita' professionale.
Il pasto viene rimborsato qualora l'impegno richiesto comprensivo di viaggio si sovrapponga alle ore di pranzo o cena.
Il tetto massimo per un pasto per ogni singola persona e' di euro 15,00.

PERNOTTAMENTI
Vengono rimborsate le spese relative al pernottamento qualora l'impegno richiesto dall'organizzazione, comprensivo di viaggio, si articoli in due o piu' giorni.
In ogni caso viene rimborsato il pernottamento nel limite massimo di euro 60,00 pro-capite per singola notte.
Non sono previsti i rimborsi per gli extra personali.

VIAGGI
Le spese per il trasporto sono riconoscibili per l'uso dei mezzi pubblici.
Si riconosce il rimborso per gli spostamenti in aereo per biglietti in classe economica per tratte superiori ai 450 Km.
Le spese sostenute per azioni collettive previste dal progetto (es: noleggio autobus, servizio di catering) devono essere direttamente intestate alla Associazione e devono riportare comunque gli estremi del progetto ed indicare espressamente, anche attraverso dichiarazione a parte del responsabile, i nominativi dei partecipanti e la loro funzione.
Per i percorsi effettuati in treno si riconosce il rimborso delle spese di un biglietto di seconda classe. Per percorrenze superiori alle otto ore si puo' rimborsare il biglietto con vagone letto in classe turistica
Analogamente ai biglietti del treno si rimborsano i biglietti di altri mezzi pubblici qualora criteri di economicita' o funzionalita' lo richiedano.
Inoltre si rimborsano tutti gli spostamenti effettuati con mezzi pubblici urbani correlati allo svolgimento dell'attivita' indicata.
Le spese per i mezzi privati, motivatamente autorizzate dal rappresentante legale della Associazione, sono ammissibili nei casi in cui il ricorso ai mezzi pubblici non risulti compatibile con le esigenze e l'articolazione delle attivita' e nel caso in cui sia funzionale ai fini dello svolgimento dell'incarico, non necessariamente dal punto di vista dell'economicita', ma anche dal punto di vista dei tempi di percorrenza.
Il rimborso del mezzo proprio e' effettuato calcolando 1/5 del costo medio della benzina nel periodo del viaggio per il totale dei chilometri percorsi per conto della associazione.
Non sono ammesse spese di taxi o vetture noleggiate, salvo reali e documentate necessita' e devono essere autorizzate.

Documentazione richiesta
Oltre a quanto previsto nella parte descrittiva della documentazione generale, per questa macro-voce sara' prodotta la seguente documentazione specifica:
- Eventuale autorizzazione (ordine di servizio) del legale rappresentante della associazione
- Modulo di rimborso spese con l'indicazione della data, del nominativo e dei dettagli dei rimborsi richiesti con allegati (ove applicabile) i relativi giustificativi di spesa.

5- SPESE PER DESTINATARI INTERVENTO
Rientrano in questa macrovoce tutte le spese sostenute a diretto beneficio dei destinatari del progetto per l'acquisto di beni materiali e di consumo (consegnati ai destinatari e che resteranno nella disponibilita' degli stessi) nonche' erogazioni di denaro, in qualsiasi forma (voucher, sostegno all'acquisto ecc), coerenti alle finalita' del progetto e nel rispetto delle norme fiscali in vigore.

Documentazione richiesta
Oltre a quanto previsto nella parte descrittiva della documentazione generale, per questa macro voce sara' prodotta la seguente documentazione specifica:
- Documentazione comprovante l'effettiva consegna al destinatario, ad es. Ricevuta firmata dai destinatari o chi per loro, comprovante l'erogazione.